Organizacja szkoleń

Proces organizacji szkoleń w firmie składa się z kilku etapów, w zależności od rodzaju kursów. Pierwszym krokiem jest określenie zapotrzebowania na dane szkolenie i skierowanie go do Działu Szkoleń w postaci dokumentów odpowiednich dla szkoleń zewnętrznych oraz dla szkoleń wewnętrznych. W przypadku regularnych kursów szkoleniowych umieszczanych w planie szkoleń formularz wypełniany jest podczas szkolenia. W przypadku określenia zapotrzebowania na szkolenie wewnętrzne budowany jest konspekt szkolenia wraz ze wszelkimi materiałami niezbędnymi dla przeprowadzenia szkolenia. Za zbudowanie pełnej dokumentacji szkolenia odpowiedzialny jest szkoleniowiec prowadzący szkolenie. W sytuacji, gdy szkolenie będzie prowadzone przez osobę z poza Działu Szkoleń, wszelkie sprawy związane z tworzeniem dokumentacji i prowadzeniem szkoleń muszą być przygotowane i konsultowane z Działem Szkoleń. Do obowiązków tego działu należy także organizacja sal szkoleniowych, sprzętu i pomocy. Przeprowadzenie szkolenia powinno odbyć się zgodnie z konspektem szkolenia. Zapewni to powtarzalność jakości kursu, bez względu na prowadzącego jak i odstęp czasowy między sesjami. Po zakończeniu kursu należy dostarczyć do Działu Szkoleń pełną dokumentację dotyczącą odbytego kursu. W przypadku szkoleń wewnętrznych powinna ona obejmować Listę Obecności oraz Ocenę Szkolenia dokonaną przez każdego uczestnika. W przypadku szkolenia MODUŁ 1 jest to tylko Lista Kontrolna Stanowiska Pracy, natomiast w przypadku spotkań instruktażowych – tylko lista obecności.

Następnym etapem organizacji szkoleń jest administracja szkolenia, która odbywa się zgodnie z przygotowaną procedurą. Polega ona na skompletowaniu pełnej dokumentacji szkolenia i dostarczeniu jej do Działu Szkoleń. Administracji szkoleń podlegają wszystkie szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne oraz spotkania informacyjne dotyczące zagadnień BHP i ochrony środowiska, konferencje, seminaria, targi, wykłady, w jakich uczestniczyli pracownicy firmy. Administracja szkoleń przebiega na trzech poziomach. Proces otwiera kompletowanie pełnej dokumentacji szkolenia i dostarczenia jej do Działu Szkoleń. Odpowiedzialność za ten punkt spoczywa na organizatorze kursu, zaangażowanym dziale. W przypadku szkolenia wewnętrznego należy wypełnić i zebrać Listę uczestników szkolenia oraz Ocenę szkolenia przez każdego z uczestników. W przypadku instruktaży jest to kompletnie wypełniony formularz Lista uczestników szkolenia, a szkolenia MODUŁ 2 – formularz Listy Kontrolnej Stanowiska Pracy. W przypadku szkolenia zewnętrznego należy skompletować Ocenę szkolenia przez każdego z uczestników treningu, Zgłoszenie udziału w szkoleniu zewnętrznym oraz Rachunek za przeprowadzone szkolenie, podpisany przez Dyrektora ds. Personalnych i pracownika Działu szkoleń. Dwa ostatnie dokumenty wymagane są również w przypadku zewnętrznych seminariów, konferencji, wykładów lub targów. Po skompletowaniu pełnej dokumentacji szkolenia i dostarczeniu jej do Działu Szkoleń uzyskane dane wprowadza się do systemu People-Soft. Wprowadzanie danych do bazy danych powinno się odbyć w ciągu 2 tygodni od daty dostarczenia dokumentacji do Działu Szkoleń. Dokumentacja musi być dostarczona nie później niż w ciągu tygodnia od zakończenia szkolenia. Ostatnim etapem administracji szkolenia jest analiza efektywności szkolenia. Pierwszy stopień analizy efektywności szkolenia ma miejsce po zakończeniu szkolenia na podstawie wypełnionych formularzy Oceny Szkolenia. W przypadku, gdy średnia ocena kursu jest poniżej 35 punktów należy podjąć się Działań Korygujących. Powinny one obejmować zmianę elementów szkolenia nisko ocenionych przez uczestników. Dodatkowe informacje zawarte na formularzu można użyć w Projektach Ciągłego Doskonalenia lub jako podstawę do działań zapobiegawczych

Po dokonaniu administracji szkolenia dokonuje się identyfikacji i wyboru dostawców usług szkoleniowych najlepiej spełniających oczekiwania firmy. Etapem tym zajmuje się Dział Szkoleń, jednakże w przypadku posiadania istotnych informacji przez kandydatów szkolenia na temat firm szkoleniowych, ta informację należy zanotować w przygotowanym do tego polu formularza. Wybór dostawcy powinien być oparty między innymi na doświadczeniach firmy wynikających ze wcześniejszej współpracy z dostawcą, opiniach i ocenach wcześniej przeprowadzonych przez dostawcę oraz elastyczności dostawcy i programu szkolenia zgodnie z potrzebami organizacji. Należy wziąć także pod uwagę konkurencyjność oferty cenowej, a w przypadku stałej współpracy – upustów cenowych od cen wyjściowych. Informacje na temat dostawców uzyskać możemy z bazy danych firm szkoleniowych posiadanych przez Dział Szkoleń oraz publikacji dotyczących firm szkoleniowych w prasie branżowej.

Następnym krokiem w procesie organizacji szkoleń jest ustalenie daty i warunków szkolenia z prowadzącymi i kandydatami oraz przeprowadzenie szkolenia. Po odbyciu kursu należy dostarczyć kompletną dokumentację do Działu Personalnego. W przypadku kursów szkoleniowych wymaga jest ocena szkolenia, rachunki za udział w szkoleniu, oryginały (lub kopie) otrzymanych zaświadczeń i uprawnień w celu ich skopiowania i umieszczenia w aktach osobowych pracowników. W przypadku seminariów, wykładów i targów należy przedstawić rachunki za udział w szkoleniu.